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财务管理

后勤集团公司招标采购管理办法(试行)
发布于2014/10/31 11:18:03  共阅读556人/次

集团发[2014]28

第一章    

第一条  为进一步规范后勤集团公司招标采购活动,加强对招标采购工作的管理和监督,根据国家有关法律法规和《河南科技大学招标采购管理办法》等相关规定,结合集团实际,制订本办法。

第二条  本办法所称采购,是指集团公司以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为,包括购买、租赁、委托、雇用等。

本办法所称货物,是指各种形态和种类的物品,包括机械电子类设备、家具、建筑维修材料及配件、五金材料、办公劳保及印刷用品、卫生工具、生活用品、低值易耗品等。

本办法所称工程,指基建工程、修缮工程,包括建筑物和构筑物的新建、扩建、改造、装修、拆除、修缮等。

本办法所称服务,指勘察、设计、咨询、监理、劳务等货物和工程以外的其他采购对象。

第三条  符合招标采购管理的项目必须严格执行本办法,任何单位和个人不得将依法律法规和本办法必须进行集中采购的项目,化整为零或者以其他任何方式规避集中采购。

第四条  集团公司招标采购工作遵循统一领导、分工负责、集体决策以及公开、公平、公正和诚实信用原则。

第二章    

第五条  本办法管理的招标采购项目,包括:

(一)学校委托集团公司实施的项目;

(二)集团总经理办公会议批准的项目;

(三)2万元(含)以上的工程项目;

(四)货物和服务采购单价或批量金额达到1万元(含)以上的项目;

(五)水电暖等物资物料的采购;

(六)饮食大宗原材料供应;

(七)引进商业项目宜采用招标方式的;

(八)对外出租的商铺;

(九)其他低值易耗品的采购。

第三章   组织机构与职责

第六条  集团公司成立招标采购工作领导小组(以下简称“领导小组”),全面负责集团公司各类招标采购工作。领导小组组长由集团公司总经理担任,副组长由其他集团领导担任,其中常务副组长由主管监控工作的集团领导担任;成员由集团办公室、财务部、监控部、物资采供中心、修建服务中心负责人组成。其主要职责有:

(一)讨论、审定重大项目的招标采购工作;

(二)讨论决定集团公司招标采购工作中的重大事项;

(三)审定因特殊情况无法实施招标的项目,其供应商或施工单位的选取方式;

(四)否决违反法律法规及本办法的中标结果;

(五)对违反法律法规及本办法的单位和责任人提出处理意见。

第七条  领导小组下设招标采购管理办公室(以下简称“管理办公室”),办公室设在监控部。办公室主任由主管监控工作的集团领导担任,副主任由财务部、监控部、物资采供中心、修建服务中心负责人担任,其中监控部负责人为常务副主任。其主要职责有:

(一)协调、监督集团公司招标采购活动;

(二)根据集团公司总经理办公会议纪要,接收项目单位报送的招标申请;

(三)组织对投标人的资质审查和考察;

(四)组织实施开标、评标、定标等招标活动;

(五)组织竞争性谈判、单一来源采购、询价、议标;

(六)在招标过程中,依据法律法规和本办法宣布流标、废标或暂缓评标;

(七)向领导小组汇报重要变更事项及项目招标结果;

(八)接受投标人和其他利害关系人对招标活动的质疑和投诉,并向领导小组汇报;

(九)签发招标项目的中标通知书;

(十)参与合同谈判。

第八条  集团办公室负责对项目单位的立项审核;负责向学校招标采购管理办公室报送招标项目相关材料。

第九条  监控部负责审查投标人资质,监督相关法律法规的执行情况,监督招标采购范围、方式和程序的执行情况,参与中标项目合同谈判,对合同文本进行有效审核并出具审核意见。

第十条  财务部负责对项目单位的项目立项审核;负责对招标采购项目经费来源、预算、付款方式和资金使用进行审核把关,参与中标项目合同谈判,对合同文本进行会审,并负责合同的签署、管理。

第十一条 物资采供中心负责组织物资类(饮食原材料除外)项目的开标、评标、定标等招标活动;组织竞争性谈判、单一来源采购、询价、议标;参与中标项目合同谈判;负责职责范围内中标物资的采购与验收。

第十二条 修建服务中心负责工程类项目招标文件的审核,参与此类中标项目合同文本的审核,参与工程项目的竣工验收。

第十三条  招标采购项目单位主要职责有:

(一)负责组织项目的前期论证和立项审批等准备工作;

(二)负责制定招标采购文件,向管理办公室提出招标采购申请;

(三)发布招标采购项目信息或发出招标邀请,接受投标报名;

(四)发售招标文件,通知财务部收取招标项目投标保证金;

(五)负责招标采购技术答疑和现场勘察;

(六)参与对投标人的资质审查和考察;

(七)参与开标与评标过程;

(八)负责在校园网公示评标结果;

(九)组织合同谈判,拟制合同文本,撰写合同/协议评审单,并办理合同审批手续;

(十)负责协调和督促中标合同的正常履行;

(十一)负责招标工作有关文件资料的整理和立卷归档;

(十二)组织中标项目的竣工验收。

第十四条  集团公司根据招标采购工作的需要,依法组建招标采购项目评标委员会。评标委员会成员人数为5人(含)以上单数。由集团公司招标采购工作领导小组成员和项目单位负责人、技术骨干组成,必要时可邀请相关专家参加。学校审计处等相关职能部门参加时,作为评标委员会成员。

评标委员会成员一般采取随机抽取方式产生。

第十五条  评标委员会的职责与义务:

(一)遵守法律法规和学校的相关规定,维护学校、集团和投标单位的合法权益;

(二)按照招标文件规定的评标方法和评标标准进行评标,对评审意见承担个人责任;

(三)对评标过程和公示前的评标结果以及投标单位的商业秘密保密;

(四)配合管理办公室处理投标人提出的质疑及投诉。

第四章    

第十六条  根据项目性质和金额,集团公司的招标采购分为学校招标采购、集团公司自行招标采购。

第十七条  学校招标采购的项目按《河南科技大学招标采购管理办法》执行:

(一)20万元(含)以上的工程(含土建、节能减排等)项目;

(二)单价或批量在10万元(含)以上的货物和服务采购;

(三)技术复杂或情况特殊的项目;

(四)有必要委托学校招标采购的项目。

第十八条  集团公司自行招标采购项目,是指集团公司自行组织实施的招标采购项目:

(一)10万元(含)以上、20万元以下的工程项目,单价或批量在5万元(含)以上、10万元以下的货物和服务采购邀请学校后勤管理处、监察处、财务处、审计处等相关部门参与招标;

(二)2万元(含)以上、10万元以下的工程项目,单价或批量在1万元(含)以上、5万元以下的货物和服务采购;

(三)水电暖等物资物料供应商资质的确定;

(四)饮食大宗原材料供应商资质的确定;

(五)引进的商业项目;

(六)对外出租的商铺;

(七)其他低值易耗品的采购;

(八)经学校招标采购管理办公室同意,由集团公司自行招标的项目。

第十九条  由集团公司组织的招标采购,分为公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购和协议供货。

第二十条  符合下列情形之一的,经管理办公室审核、领导小组同意,可采用邀请招标方式:

(一)具有特殊性、只能从有限范围选取供应商或施工单位的项目;

(二)采用公开招标的费用占项目总价值比例过大的项目。

第二十一条  符合下列情形之一的货物或服务招标采购,可采用竞争性谈判采购方式:

(一)招标信息公布后,没有供应商投标、没有合格标的或重新招标未能成立的;

(二)技术复杂或情况特殊,不能确定详细规格或具体指标要求的;

(三)招标过程所需时间不能满足项目单位急需的。

第二十二条  符合下列情形之一的货物或服务招标采购,可采用单一来源采购方式:

(一)只能从唯一供应商处采购的;

(二)发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的;

(三)必须保证与原有采购项目一致性或服务配套要求,需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额10%的;

(四)不宜公开招标或邀请招标的项目。

第二十三条  采购的货物种类繁多,且单一品种的数量较少,又无合格供应商或供货商满足所需产品质量要求及价格者,经管理办公室审核通过、领导小组同意后可采用市场询价采购方式。

第二十四条  集团公司能够自行组织实施的,金额2万元(含)以上10万元以下的修缮工程及日常零星维修项目,在与修建中心签订外包协议的施工队中竞价选定。

第二十五条  饮食大宗原材料实行合格供应商制度。

第二十六条  水电暖等物资材料实行合格供应商制度。

第二十七条  低值易耗品(卫生工具、办公用品等)实行市场询价或协议供货制度。

第二十八条  捐赠或部分捐赠的项目,捐赠人有特殊要求的,按集团与捐赠人签订的协议办理。

第五章    

 第二十九条  集团公司自行招标采购程序:

(一)项目单位编制招标文件,必要时编制标底;必要时可请学校审计处对招标文件的主要条款进行审计,并出具审计意见;向管理办公室提交招标采购申请,在校园网上发布招标公告或发出招标邀请;接受投标报名,对投标单位进行资质审查,必要时进行实地考察;组织招标答疑和勘踏现场;接受投标人在规定时间内送达的标书。

(二)管理办公室根据招标采购领导小组审定的方式组织招标采购。组建评标委员会;组织开标、评标会议;必要时对中标候选人进行考察;填写评标报告,确定中标候选人。

(三)项目单位在校园网公示评标结果(公示时间不少于3天);公示无异议,确认评标结果,由管理办公室签发中标通知书。

(四)项目单位组织合同谈判,拟定合同文本,按规定程序审批,整理归档招标资料。

第三十条  招标公告和投标邀请函应包括以下主要内容:

(一)招标人的名称和地址;

(二)招标项目的名称、数量;

(三)对投标人的资格要求;

(四)获取招标文件的办法、地点和时间。

第三十一条  编制招标文件应包括以下主要内容:

(一)投标人须知;

(二)招标项目综合说明,包括项目名称、数量、技术要求和报价方式等;

(三)招标方式、投标、开标、评标、定标等活动的日程安排;

(四)投标书的编制要求及评标、定标原则;

(五)提交投标文件的方式、地点和截止时间;

(六)对投标人资格审查标准和需提交的有关证明文件;

(七)交货及提供服务的时间;

(八)投标保证金的数额及其他形式的担保;

(九)合同主要条款格式;

(十)其他需要说明的事项和相关要求。

第三十二条  根据招标采购项目的不同情况,招标采购可采用有标底、无标底、工程量清单计价或限额招标的方法,个别零星维修工程无法准确计算工程量的可采用费率招标的方法。

第三十三条  开标会议应在招标文件确定的时间和地点公开进行,邀请所有符合投标资格的投标人参加。如有变动,应提前通知所有投标人。招标采购项目开标会议由领导小组成员或项目单位负责人主持,监控部监督。开标会议程序:

(一)投标人签到;

(二)主持人宣布开标会议开始;宣布监标、唱标人员名单和会议纪律;

(三)投标人代表当众检验投标文件密封情况并宣布结果;按签到或抽签顺序唱标;离开会场;

(四)评标委员会开始评标;宣布评标原则、评标办法、评标纪律;对投标人资质证件进行审验;就有关情况对投标人进行询问;评审、推荐中标单位。

第三十四条  评标委员会应在研究招标文件,了解和熟悉招标的目标、范围和性质,招标文件中规定的主要技术要求、商务条款和评标标准、方法及应考虑相关因素的基础上,客观公正地进行评审。评标程序:

(一)初评。评标委员会对投标单位的资质、投标保证金等进行审查,以确定投标人是否具有投标资格;对投标文件的有效性、完整性和对投标文件的实质性响应进行审查,以确定投标文件是否有效。

(二)澄清。评标委员会可以要求投标人对投标文件中含义不明确的内容做出书面澄清或说明,并由其法人或授权代表签字、盖章,但澄清或说明不得超出投标文件的范围或者改变投标文件的实质性内容。

(三)详评。评标委员会按招标文件的规定对资格审查和符合性审查合格的投标文件进行商务和技术评估、评价。

(四)评标委员会填写评标结果,根据招标文件要求评出中标单位或依序推荐中标候选人。

(五)管理办公室审核评标结果。

(六)属于材料、家具等需要提供样品的,由管理办公室封存样品,项目单位保管。

(七)项目单位记录开标、评标过程并纳入档案管理。

第三十五条  对需要实地考察投标人或中标候选人的项目,可通过到生产企业、用户单位、有关技术部门了解情况或咨询行业专家意见等多种形式进行。考察内容包括企业实力、产品质量、工作业绩及产品信誉等。考察工作完成后,考察组应写出考察报告。

第三十六条  在评标过程中有下列情形之一的,招标采购领导小组可以宣布暂缓评标或予废标。情况核实后视情况决定是否继续评标或重新招标:

(一)符合专业条件的供应商或对招标文件作实质响应的供应商不足三家;

(二)所有投标报价均超出有效报价允许的浮动范围,或投标单位报价明显高于市场价格;

(三)投标单位有串标、陪标等弄虚作假行为;

(四)有其他足以影响招标活动公正性、合理性行为;

(五)因重大变故,招标任务取消。

废标后,管理办公室应将废标理由通知所有投标人。

第三十七条  凡招标项目必须签订书面合同。项目单位应当自中标通知书发出之日起20日内,按照招标文件、中标人投标文件、书面承诺以及商务谈判纪要,拟订合同文本,并会同监控部、财务部对合同文本进行会审,必要时可请学校审计处对合同的主要条款进行审计,形成正式合同文本后,与中标人签订书面合同。

中标人未在规定的时间内按要求签订合同或中标人自动放弃中标的,招标采购领导小组可决定按顺序递延确定新中标人或重新招标。原中标人的投标保证金做违约金处理,不予退还并取消其中标资格。

第三十八条  项目单位与中标人签订合同时,应严格按照招投标文件中确定的条款执行,不得擅自调整或变更,更不得与中标人另行订立背离合同实质性内容的协议。

第三十九条  项目实施招标后,应按中标金额签订合同。如因特殊情况或不可预测因素确需追加经费的,须经管理办公室、项目单位讨论后确定,但各类合同追加金额总计均不得超过中标金额的10%

第六章   供应商及施工队管理

第四十条  大宗原材料实行合格供应商制度,经招标确定合格供应商后,通过竞价从中选定供应商,执行议定的价格。原材料价格经竞价确定之后,在有效供货期内,原则上不得变更,确因市场价格变动过大,由供应商提出价格变动申请、饮食原材料采购领导小组依据市场调研结果,方可酌情做出调整。

第四十一条  饮食服务公司、幼儿教育中心日常使用的主、副食大宗原材料价格6个月进行一次竞价(蔬菜类、鸡蛋类参照市场价格);水、电维修材料等其他价格12个月进行一次竞价。

第四十二条  实行供应商和施工队信用评价制度。饮食服务公司、物资采供中心和修建服务中心分别定期对合格供应商和施工队进行信用评价,对供应商的综合实力变化、产品质量以及诚实履约等方面进行评定,对施工队的工程质量、施工工期、安全施工和文明施工等方面进行评定。

第四十三条  对合格供应商和施工队实行动态管理。饮食服务公司负责饮食原材料合格供应商的管理与考核;物资采供中心负责水电暖等物资物料合格供应商的管理与考核;修建服务中心负责对施工队的管理和考核。对于违约的供应商和施工队,敦促其履约,并按照合同规定给予相应的经济处罚;对于严重违规、违法和不履约的供应商与施工队,取消其合格供应商和施工队资格,并通过法律程序追究其相关法律责任。

第七章  合同管理

第四十四条  集团公司对外发生的一切经济事项,数额在1万元(含)以上的均应签订经济合同。

第四十五条  集团公司对外签订的一切经济合同,必须加盖河南科技大学后勤集团公司经济合同专用章方为有效,使用集团公司内设机构(独立法人单位除外)印章对外签订的经济合同一律无效。

第四十六条  项目单位在正式签订经济合同时应验证合同对方当事人有效的营业执照、资质证书、资信状况,验明合同当事人是否具有签订合同的主体资格;审查合同对方的主办人是否有代理权、是否超越代理权限范围的有效期及其真实性,审查对方使用的印鉴是否合法与真实有效。在合同签订时,应保存有关资料。

第四十七条  金额10万元(含)以上的合同由集团公司总经理签署,10万元以下的由项目单位主管集团领导签署。

第四十八条  集团公司各部门按照职责对合同进行管理:

(一)项目单位对其业务范围内的合同内容负责,保证其真实性、合理性及技术可行性,对额度及实施的规范性负

; 组织相关单位进行合同评审;

(二)财务部负责合同项目预算管理,审核合同价格、付款方式,并组织和管理合同后期核算与结算等工作;

(三)监控部负责审查合同条款的完备性、合法性、统一性,对合同进行审计监督。

第四十九条  合同义务完全履行完毕后,项目单位应按照合同要求及时组织验收,验收工作应根据项目情况邀请相关人员参加。

第五十条  集团公司对合同采取保密措施,集团公司各单位及员工对其所知晓的合同须尽保密义务,不得泄露合同内容。

第五十一条  项目单位应建立所签订经济合同的登记台账,收集和管理有关经济合同的背景资料。

第五十二条  经济合同签订后,财务部留存两份,一份统一编号登记,留存备查;一份用于经费报销。

第八章   纪律与处罚

第五十三条  任何单位和个人不得违法限制或者排斥符合资质的投标人参加投标,不得以任何方式非法干涉招标活动。

第五十四条  招标项目当事人不得向他人透露已获取招标文件的潜在投标人的名称、数量以及影响公平竞争的有关招标投标的其他情况。

第五十五条  下列事项必须保密:

(一)招标设有标底的,标底必须保密;

(二)评标委员会成员名单在开标前必须保密;

(三)评标的过程必须保密。

第五十六条  与投标人有利害关系的人员不得进入相关招标项目的评标委员会,已经进入的应主动申请回避。

第五十七条  任何单位和个人对招标活动中的违法、违规行为,有权检举和投诉。

第五十八条  参与招投标采购活动的工作人员滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊者,集团公司将依法依规追究其责任;构成犯罪的,移送司法机关追究其刑事责任。

第五十九条  招投标过程中发生的各项争议,视具体情节,分别由管理办公室、领导小组处理。

第九章    

第六十条  本办法适用于集团公司所属单位,科大旅游公司参照执行。

第六十一条  本办法由招标采购管理办公室负责解释。现行文件与本办法冲突者,执行本办法。

第六十二条  本办法自发布之日起施行。

   

 

                                           二〇一四年十月三十一日

 

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